Как было  описано ранее — работа с архивами расширяет область познания в деле проведения генеалогических исследований, поэтому этот этап в работе генеалога является одним из важнейших, но, в силу своей специфики, в то же время и довольно сложным в исполнении.

Что такое архивы

Архив — это государственное учреждение, которое владеет, пользуется и распоряжается частью документов Архивного фонда России, постоянно хранит их, обеспечивает целостность исторически сложившихся документальных комплексов и условия для их использования, осуществляет информационное обслуживание органов государственной власти и местного самоуправления, а также удовлетворяет информационные потребности населения.

Как видно, работа с гражданами у архивов стоит далеко не на первом месте. Кроме того, сотрудники архивных служб руководствуются в своей работе множеством законов, нормативных актов и прочих основополагающих документов, которые регламентируют деятельность архивных учреждений. Поэтому первой и главной задачей архивариусов является обеспечение сохранности документов, переданных им для хранения, поэтому ответы на запросы производятся по мере наличия свободного времени.

Типы запросов, отсылаемых в архивы

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.

Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определённой проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.

Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, Рода.

Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Архив не обязан отвечать на все запросы. Ответы даются только на такие, при написании которых выполнены определённые правила — запрос должен содержать: сведения о том, кто написал запрос, т.е. название организации или фамилию, имя и отчество гражданина; почтовый адрес, чтобы можно было ответить на запрос по почте; тему — то есть должно быть чётко сформулировано, что именно необходимо узнать; хронологические и географические рамки запрашиваемой информации — просить найти всех носителей определённой фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо

На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны. Часто имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли запрос, а потом звонить ещё неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Запрос пишется на имя директора архива. Строгой формы запроса нет, главное, чтобы всё было написано понятно

При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или даёт организациям и гражданам соответствующие рекомендации.

Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлён, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) — не более 15 дней с момента регистрации запроса.

Помочь разобраться в том, что есть в архивах могут архивные справочники:

Путеводитель — архивный справочник, содержащий сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием. Это может быть путеводитель по фондам; тематический путеводитель по фондам; краткий справочник по фондам, путеводитель по архиву, путеводитель по кино фото фоно документам архива. Туда включаются не все фонды, дела и документы, производится отбор

Каталог — меж. фондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Указатель — архивный справочник, представляет собой перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Обзор — архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть архивным (внутри архивным) и меж архивным.

Таким образом на основе описи или архивных справочников разного рода можно составить запрос таким образом, чтобы в нём было чётко указано не только то, что необходимо узнать, но и по каким именно документам это можно найти. Это существенно повысит вероятность правильного и полноценного ответа.