ЗАГСы осуществляют государственную регистрацию следующих актов гражданского состояния:

- рождение;

- заключение брака;

- расторжение брака;

- усыновление (удочерение);

- установление отцовства;

- перемена имени;

- смерть гражданина.

Указанные записи актов гражданского состояния (актовые записи) фиксируются в книгах государственной регистрации актов гражданского состояния (актовые книги). На основании составленной актовой записи выдается свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния.

Актовые книги составляются в двух экземплярах:

- первый экземпляр хранится в районном/городском ЗАГСе по месту государственной регистрации акта гражданского состояния;

- второй экземпляр хранится в Управлении (Комитете, Департаменте и т.п.) ЗАГС данного региона.

Актовые книги в ЗАГСах хранятся с 1918 г. и по настоящее время.

По истечение 100 лет актовые книги передаются в государственные архивы регионов, где становятся общедоступными.

Примечания:

1. 1918 год как год начала ведения актовых книг весьма условен, т.к. органы ЗАГС в регионах создавались не одномоментно. Так, ведение актовых книг было установлено Декретом СНК от 18.12.1917 г., однако в местностях, занятых белыми армиями, на оккупированных неприятелем территориях церковные метрические книги продолжались вестись вплоть до середины 1920-х гг. Подробнее об этом можно посмотреть Циркуляр НКВД СССР от 28.08.1926 N 326. После указанных в Циркуляре дат государство не признавало легитимность регистрации актов гражданского состояния в церковных метрических книгах. Согласно ч.3 ст.3 ФЗ «Об актах гражданского состояния» акты гражданского состояния, совершенные по религиозным обрядам до образования или восстановления органов ЗАГС, приравниваются к актам гражданского состояния, совершенным в органах ЗАГС в соответствии с действовавшим на момент их совершения законодательством, и не требуют последующей государственной регистрации.

2. В некоторых регионах (например, Санкт-Петербург, Ивановская область) актовые книги до 1920-х гг. на основании ранее (до 2002 г.) действовавшего в ФЗ «Об актах гражданского состояния» 75-летнего срока хранения в ЗАГС уже переданы в государственные архивы регионов, где они стали общедоступными. Это можно узнать, позвонив/написав в соответствующий государственный архив и/или ЗАГС.

3. С 01.10.2018 г. в связи с введением в эксплуатацию Единого государственного реестра (ЕГР) ЗАГС актовые записи составляются в двух экземплярах: в форме электронного документа и на бумажном носителе. Оцифровку, индексацию и включение в ЕГР ЗАГС всех ранее составленных записей (до 1926 г.) планируется завершить до 2021 г.

2. В какой форме ЗАГСы дают информацию?

ЗАГСы выдают информацию о государственной регистрации актов гражданского состояния только в форме:

- повторных свидетельств по формам, утвержденным приказом Минюста России от 13.08.2018 N 167;

- справок по формам, утвержденным приказом Минюста России от 01.10.2018 N 200.

ЗАГСы НЕ выдают:

- копии актовых записей;

- выписки из актовых записей (как получать дополнительные сведения из актовых записей см. ответы на вопросы №№ 3 и 5);

- копии ранее выданных свидетельств и справок;

- копии заявлений о регистрации актов гражданского состояния, о восстановлении актовых записей, о выдаче повторных свидетельств и т.п.

Примечание: Копия актовой записи может быть запрошена:

- судом в рамках какого-либо дела – доступ к копии в таком случае будет определяться в соответствии с нормами ГПК РФ;

- заинтересованным лицом в ЗАГС по месту жительства (пребывания) для внесения в нее исправлений/изменений (при наличии оснований). В данном случае она все равно на руки не выдается.

3. Что в ЗАГСе лучше запрашивать – повторное свидетельство или справку?

Если нет особых требований, то лучше заказывать справку:

- справка дешевле 

- справка информативнее 

- справка для целей подтверждения родства во всех органах и организациях имеет ту же юридическую силу, что и свидетельство;

- консульства некоторых государств для целей получения гражданства не принимают документы с пометкой «Повторное», которая ставится на повторных свидетельствах.

Примечания:

1. При необходимости, можно заказать оба документа – и повторное свидетельство, и справку. Повторные свидетельства/справки можно заказывать неограниченное количество раз.

2. Вопреки имеющемуся мифу, повторное свидетельство не аннулирует ранее выданное свидетельство. Однако в самой актовой записи проставляется отметка о выдаче повторного документа.

4. Кто имеет право запросить в ЗАГСе повторное свидетельство или справку?

Если человек, в отношении которого запрашивается документ, жив, то только он или лицо, имеющее от него нотариально удостоверенную доверенность.

Если человек, в отношении которого запрашивается документ, умер, то любой его родственник (любой, а не ближайший из живых!), либо лицо, имеющее нотариально удостоверенную доверенность от родственника.

Примечания:

1. Без предъявления свидетельства/справки о смерти лица, в отношении которого запрашивается документ, данное лицо ЗАГСом считается живым, даже если ему должно уже быть, например, 120 лет.

2. К нотариальному удостоверению приравнивается также консульское, главами местных администраций ("сельсоветов") и некоторое другое (см. ст. 185.1 ГК РФ и гл. VIII Основ законодательства Российской Федерации о нотариате).

5. Как сделать запрос в ЗАГС с целью получения повторного свидетельства или справки?

5.1. Оформить заявление о выдаче повторного свидетельства/справки по формам, утвержденным приказом Минюста России от 01.10.2018 № 201):

- форма № 25 – для повторных свидетельств/справок о рождении;

- форма № 26 – для повторных свидетельств/справок о заключении/расторжении брака;

- форма № 27 – для повторных свидетельств/справок об усыновлении (удочерении) (однако такие документы ЗАГСы без согласия усыновителей (удочерителей), даже после их смерти, без решения суда не выдают);

- форма № 27 – для повторных свидетельств/справок об установлении отцовства;

- форма № 29 – для повторных свидетельств/справок о перемене имени;

- форма № 30 – для повторных свидетельств/справок о смерти.

Комментарии по заполнению заявлений:

1) Если место события не известно, то можно указать регион, а само заявление адресовать в Управление (Комитет, Департамент и т.п.) ЗАГС региона, где хранятся вторые экземпляры актовых записей региона.

2) Если дата (год) события не известен, то можно указать разумный временной период (как правило, в пределах 5 лет) – такие заявления можно направлять последовательно неограниченное количество раз.  Дату смерти и косвенно место смерти можно попробовать найти в Реестре наследственных дел  (если таковое было).

3) Если какие-то сведения не известны, например, второй родитель или супруг, то можно указать «Не известно».

4) В графе «Документ прошу выдать в связи с» можно указать «утратой» (не обязательно Вами).

5) В графе «Прошу указать следующие иные сведения» можно указать «Прошу указать все сведения, имеющиеся в актовой записи», либо если знаете, какие сведения там могут быть, то можно конкретизировать (например, род занятий, место жительства и т.д.). Стоит понимать, что формы актовых записей за советский период менялись не менее 9 раз и наиболее подробными они стали только в позднесоветский период. Например, дата и место рождения в актовой записи о смерти стали фиксироваться только с 1970 г., до этого указывался только возраст. 

НЕ подлежат указанию следующие иные сведения:

- сведения об усыновлении (удочерении) в справке о рождении;

- сведения о месте жительства заявителя, если о государственной регистрации акта гражданского состояния заявляло физическое лицо.

6) В графе «Документ прошу выслать в» можно указать абсолютно любой ЗАГС, а не только по месту Вашей регистрации («прописки»).

5.2. Направить заявление о выдаче повторного свидетельства/справки с приложением документа об оплате госпошлины в ЗАГС по месту хранения актовой записи одним из следующих способов:

- лично;

- через лицо, имеющее нотариально удостоверенную доверенность;

- почтовой связью (желательно, но не обязательно отправлять заказным письмом);

- через портал www.gosuslugi.ru или аналогичные региональные порталы (заявление в таком случае заполняется на портале, однако стоит учесть, что не всегда на таких порталах реализованы некоторые функции, например, запрос иных сведений из актовой записи);

- по электронной почте (однако, в некоторых регионах, например, в Москве, заявления, не подписанные электронной подписью, не принимаются);

- через МФЦ (пока не во всех регионах предусмотрено, а там, где реализовано, есть определенные ограничения, например, в Москве можно запросить только по актовым записям, хранящимся в московских ЗАГСах).

Примечания:

1. К заявлению, направляемому удаленно, копии паспорта, документов о родстве, смерти прикладывать не нужно (см. письмо Минюста).

2. Если заявление подается лично, то повторное свидетельство/справка оформляется, как правило, в день обращения и документы по п.5.3 необходимо иметь при себе.

По приходу запрошенного документа явиться в свой ЗАГС, имея на руках:

- паспорт;

- нотариально удостоверенную доверенность, если не являетесь родственником или получаете документ на живого человека;

- оригинал или нотариально удостоверенная копия свидетельства/справки о смерти лица, в отношении которого запрашивается документ о рождении, заключении брака и т.д.;

- цепочку оригиналов или нотариально удостоверенных копий документов о родстве – свидетельств/справок о рождении и о браке (если менялась фамилия; если фамилия менялась не в браке, то свидетельство/справка о перемене имени/фамилии). Например, для доказательства родства с прадедушкой необходимы свидетельства/справки о рождении Вас, Вашего отца/матери, Вашего дедушки/бабушки, а также о браке отца/матери и/или дедушки/бабушки (если родство по женской линии и в браках менялись фамилии). Свидетельства/справки должны быть выданы ЗАГСом или государственным (муниципальным) архивом, куда переданы на хранение церковные метрические книги (в некоторых регионах и актовые книги до 1920-х гг.). Все иные документы, косвенно подтверждающие родство (автобиографии, справки по материалам личных дел, выписки из домовых/похозяйственных книг и др.), по приказу Минюста России от 19.08.2016 N 194 ЗАГСами приниматься не должны (хотя попробовать можно, т.к. не исключен человеческий фактор). В случае отсутствия какого-то документа о родстве и невозможности его восстановить в досудебном порядке, установить родство или отсутствующий документ о родстве можно через суд (по вопроса обращения в суд можно писать в личные сообщения).

Из вышеизложенного видно, что:

1) Восстанавливать отсутствующие документы о родстве нужно последовательно – от более близкого предка к более далекому.

2) В некоторых случаях бывает, что один документ (например, справку о смерти) не получить без другого (например, справку о рождении) и наоборот. В таких случаях надо оба документа запрашивать удаленно в один ЗАГС и получать их одновременно. 

Примечания:

1. Справки по актовым и церковным метрическим книгам, хранящимся в государственных (муниципальных) архивах, в связи с истечением 75 лет согласно ч.3 ст.25 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», можно получать без подтверждения родства. Вместо справок в государственных (муниципальных) архивах также можно заказывать заверенные ксерокопии актовых (метрических) записей – если известен точный архивный шифр дела и номера листов, то это в большинстве случаев будет намного дешевле, чем справка.

7. Что делать, если ЗАГС отказался выдать свидетельство/справку?

Возможные действия зависят от причин отказа:

7.1. В случае отсутствия актовой записи

1) Проверить по иным косвенным источникам (автобиографии, справки по материалам личных дел, выписки из домовых/похозяйственных книг и др.) правильность года и места события, в тот ли ЗАГС направлен запрос. Дату смерти и косвенно место смерти можно попробовать найти в Реестре наследственных дел (если таковое было).

2) Удостовериться, провел ли ЗАГС поиск по двум экземплярам актовых записей (см. ответ на вопрос № 1). В результате такого поиска ЗАГС должен Вам выдать Извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния по форме, утвержденной приказом Минюста России от 01.10.2018 N 200.

3) Если повторное свидетельство нужно для юридически значимой цели (наследство, гражданство, права на захоронение, реабилитация репрессированного и т.п.), то можно обратиться в суд в соответствии с гл. 28 ГПК РФ, в частности с заявлением об установлении факта регистрации акта гражданского состояния или об установлении родственных отношений и др. (по вопроса обращения в суд можно писать в личные сообщения).

4) Подождать включения в ЕГР ЗАГС всех ранее составленных актовых записей (до 1926 г.) - см. примечание № 3 к п.1. Если актовая запись не утрачена, то, возможно, она будет найдена.

7.2. В случае отсутствия какого-то документа в цепочке документов, подтверждающих родство

1) Попробовать обойтись косвенным документом, подтверждающим родство. Эту процедуру можно попробовать осуществить в нескольких ЗАГСах, заказывая туда нужный документ удаленно.

2) Если отсутствует документ на живого человека и нет возможности получить нотариально удостоверенную копию или доверенность (например, запрашиваете справку о смерти дедушки, но свидетельство о рождении отца получить невозможно, т.к. он жив, живет с другой семьей и не общается), то эти документы (справки о рождении отца и о смерти дедушки) можно запросить в один ЗАГС, а на руки попробовать получить только документ на умершего.

3) Попросить сотрудника ЗАГС хотя бы зачитать нужные сведения без выдачи документа на руки.

4) Подождать 100 лет со дня составления актовой записи, по истечение которых она будет передана в региональный государственный архив, где станет общедоступной.

5) Попробовать установить родственные отношения с лицом, в отношении которого запрашивается документ, через суд .